Avant, c’était simple. On savait qui dirigeait et devait faire quoi. La machine fonctionnait et ceux qui avaient le pouvoir ne voyaient pas de raison de changer.

Puis on s’est rendu compte que ça n’était ni juste ni efficace et on a inventé les organisations horizontales du travail. Pour rééquilibrer les relations, on a banni les rôles ancestraux et on a fait sauter les pyramides hiérarchiques (ou plutôt les étages intermédiaires, faut pas déconner).

Et pour éviter des modifications difficiles ou qu’on se rende compte que rien ne change, on évite soigneusement d’aborder la seule question qui a de l’importance :

Qui se charge de quoi ?

Par exemple, les lois ont été modifiées petit à petit pour aplanir les structures familiales. Entre autre, depuis 1970, la puissance paternelle a été remplacée par l’autorité parentale (détenue par les parents, cf. Art. 371-1 du code civil) 🎉.

Par contre, quand on regarde « qui fait quoi », on se rend compte qu’en 2010, un quart des hommes ne fait toujours aucune tâche domestique et la moitié n’en font aucune parentale. En moyenne, les hommes ne s’occupent que d’un tiers des tâches du couple (cf. Le temps domestique et parental des hommes et des femmes, INSEE). Paye ton égalité.

Et c’est sans compter la charge mentale d’organisation de toutes ces tâches. Prévoir et retenir ce qui doit être fait, quand et par qui. Y compris la gestion des prestataires pour tout ce qui sera délégué… Dans encore beaucoup trop de cas, ce sont les femmes qui s’en chargent aussi.

Les entreprises ne sont pas immunisées à ce problème. Du fait de chefs démissionnaires ou d’aplanissement hiérarchiques mal maîtrisés, lorsqu’une équipe est laissée en roue libre, les mêmes problèmes surviennent : bon nombre de tâches rébarbatives sont laissée au premier qui craquera.

Dans tous les cas, on crée une habitude qui sera aussi difficile à changer qu’un équilibre de Nash : tant que les gagnants ne changent pas de stratégie, les perdants ont peur d’empirer la situation en arrêtant leurs efforts…

Méthodes de management

Avant de vous montrer comment nous faisons concrètement, on s’est dit qu’il serait pertinent de vous en dire plus sur nos sources d’inspirations. Histoire que vous compreniez le pourquoi du comment et si vous voulez adapter ensuite, ça sera plus facile.

Méthode Gordon

La première inspiration nous vient des travaux du psychologue Thomas Gordon dans sa recherche de résolution de conflits (la fameuse « Méthode Gordon »). Il l’a explicitée et déclinée dans plusieurs livres très intéressants mais pour le problème qui nous intéresse aujourd’hui, voici les idées maîtresses.

1. À qui appartient le problème ? Face à un problème, on doit faire la part entre ceux qui nous concernent nous (et qu’on va chercher à résoudre) et ceux qui ne nous concernent pas (et dont on abandonne l’initiative de la résolution).
2. Résolution sans perdant. Une fois un problème exprimé, on cherche ensemble des solutions qui respectent les besoins de chacun. Pour que les positions soient claires, chacun s’exprime par « messages je » (le sujet, c’est soit, pas les autres) et reformule ce qu’il a entendu pour être sûr d’avoir bien compris (ce qu’on appelle l’écoute active).

Bien sûr, on doit parfois faire plusieurs « tours de boucle » pour résoudre un problème. Les solutions proposées ne sont pas toujours acceptables ; d’amblée, après les avoir essayées ou parce que la situation a changé. On doit alors trouver une nouvelle solution et ainsi de suite.

Reste finalement à mettre en place ces solutions ; organiser et effectuer toutes ces tâches nécessaires. La méthode compte sur la bonne volonté des participants… Si l’un ne joue pas le jeu et ne fait pas les tâches qu’il a promis, il faut recommencer et trouver une nouvelle solution. On est bien avancés…

Getting Things Done

Ce qui nous amène à GTD. Il s’agit d’une méthode personnelle d’organisation du temps pour avancer dans ses projets sans se stresser (et rien oublier). L’idée de base de la méthode, très similaire à la notion de charge mentale, c’est que tant qu’on doit garder ces listes en tête, non seulement ça occupe notre l’esprit, mais ça fatigue et stresse inutilement. Et au final, on n’arrive à rien.

Pour débloquer la situation (et réduire le stress et la fatigue), il suffit donc de tout faire sortir de la tête et une fois l’esprit libéré, de tout organiser pour, finalement, abattre le travail. En simplifiant beaucoup la méthode, voici les quatre idées principales :

1. Noter. Qu’importe la tâche qu’on a en tête, le premier objectif, c’est de la faire sortir de là. On commence donc par l’écrire et pour ne pas la perdre, on la range avec les autres.
2. Organiser. Pour qu’une tâche soit faisable, il faut qu’elle soit clairement définie (sinon il faut la préciser) et de taille raisonnable (sinon, il faut la diviser en sous-tâches). Une fois ce pré-traitement fait, on peut les ranger par priorité ou échéance.
3. Avancer. Lorsqu’on a du temps pour faire quelque chose, on regarde les tâches prioritaires et on en choisi une en adéquation avec nos ressources du moment (temps, énergie, …) et on s’y met en oubliant tout le reste. Une fois la tâche finie, on peut passer à la suivante et ainsi de suite.
4. Faire directement. Si, alors qu’on organise une idée, on se rend compte qu’elle mettrait moins de temps à être faite qu’à l’organiser, GTD conseille de la faire immédiatement.

Si vous étiez trop distrait ou mal organisé pour faire vos tâches (et respecter les accords établis avec la méthode Gordon), il suffit donc de les écrire, les organiser, puis de s’y mettre. C’est facile !?

Sauf que lorsqu’en fait, lorsqu’on regarde les détails d’implémentation, GTD est plutôt rigide. Par exemple, une des variantes utilise 43 dossiers pour trier les tâches (1/jour du mois + 1/ mois). Ça marcherait, c’est pas le soucis, mais comme le reste de la méthode, ça complexifie tout en limitant les possibilités.

Et si vous cherchez des logiciels pour informatiser tout ça, c’est souvent encore pire… Dommage.

Kanban

Pour fluidifier tout ça, on peut se tourner vers la méthode agile kanban. Initialement, elle a été conçue pour adapter la production industrielle d’une usine (ou d’un poste) à la demande… puis des développeurs l’ont utilisée pour gérer leurs projets et finalement, on s’est rendu compte qu’elle pouvait s’adapter à n’importe quelle organisation.

Comme pour toutes les méthodes, on peut en écrire des livres entiers, mais pour ce qui nous occupe, trois principes suffiront :

1. Noter sur des cartes. Même principe que GTD, tout ce qui doit être fait doit être noté sur une carte (papier, carton ou informatique) clairement définie et de taille raisonnable.
2. Trier dans des colonnes. Elles traduisent l’état d’avancement de la carte. Il y a les trois colonnes classiques « à faire », « en cours » et « fini » mais c’est libre : reflétez votre organisation actuelle et adaptez ensuite pour vous simplifier la vie.
3. Affecter à celui qui fera. On rejoint ici la méthode Gordon, lorsqu’on s’engage à faire quelque chose, on se note sur la carte (et si quelqu’un prend le relais, il se note à notre place). On sait donc tout de suite ce qu’on doit faire nous et ce qui n’a pas encore été attribué.

On garde donc les idées de base de GTD mais en simplifiant beaucoup la méthode. Plus besoin de phases formelles et rigides ni de 43 colonnes. Au pire, vous créerez une colonne « inbox » pour les tâches à trier et c’est parti.

Chez les arsouyes

Chacun aura bien sûr sa façon d’implémenter ces grands principes et, avec le temps, nous avons convergé vers une méthode qui, jusqu’à la prochaine adaptation, nous satisfait.

Informatiser avec Kanboard

Initialement, on gérait nos tâches domestiques avec des petits papiers colorés qu’on épinglait sur sur un mur en liège. Puis on ajouté les tâches professionnelles et à force, le nombre de papiers a rendu le mur illisible.

On s’est donc tourné vers une solution informatique libre pour gérer tous nos tickets et après avoir regardé comment l’ajouter a nos services existants (i.e. nextcloud via le module Deck ou encore Gitlab via ses tableaux), on a finalement choisi d’installer une application spécifique et plus complète : kanboard pour gérer tous nos tickets.

Comme d’habitude avec toutes nos applications, après lui avoir ajouté un certificat et configuré HTTPS, on l’a connectée à notre AD (cf. doc officielle). On peut donc y utiliser nos comptes du domaine (y compris les enfants qu’on a embarqué dans cette histoire).

Réduire la charge en écrivant tout

Sans surprise, notre premier réflexe est de transformer systématiquement toutes nos idées et choses à faire en tickets. Au minimum, nos tâches ont un titre et on verra plus tard. Mais lorsque nécessaire, on peut ajouter plein de détails…

• Une date d’échéance pour tout ce qui doit être fait « pour telle date ». Et on a expliqué à Kanboard de nous les déplace dans « todo » lorsque la date approche.
• Des commentaires pour prendre des notes au fur et à mesure qu’on avance. Numéros de téléphones à contacter, réponses à des mails envoyés, devis reçus,…
• Des fichiers pour avoir facile à retrouver les choses nécessaires (i.e. devis et factures).
• Des liens vers d’autres tickets pour pouvoir naviguer et voir qui vient d’où ça vient ou de quel projet plus grand ça fait partie.
• La récurrence lorsqu’une tâche doit être faite régulièrement (i.e. tâches domestiques, URSSAF, …), lorsqu’on clôt le ticket correspondant, kanboard nous en crée un nouveau clone (et adapte la nouvelle date d’échéance).

Pour les malins qui veulent faire de l’OSINT avec cette capture, mis à part savoir qu’on a un poêle pour se chauffer (et que notre fournisseur est à Mauguio), tout le reste est déjà dans nos mentions légales.

Lorsqu’on est en train de finir une tâche et que ça soulève d’autres choses à faire, on crée de nouveaux tickets et on peut alors fermer celui en cours. C’est meilleur pour notre moral de fermer plein de tickets que d’en avoir peu mais qui trainent longtemps.

Répartir la charge en attribuant

Lorsqu’on se charge d’une tâche, on se l’attribue. Kanboard affiche alors notre petit logo à côté du titre mais pour que ça soit plus visible, on l’a configuré pour affecter aussi une couleur de fond différente à chacun d’entre nous. On voit donc facilement ce qu’on a promis de faire, et tout ce qui n’a pas encore trouvé preneur.

Pour nous, l’attribution est une sorte de « contrat social ». Celui qui prend une tâche promet de la faire (et de demander de l’aide s’il en a besoin) et l’autre promet de le laisser tranquille (et ne fera aucun commentaire). C’est une autre façon de sortir du triangle de Karpman.

Pour les tâches récurrentes, elles sont recréées en conservant l’attribution mais il nous arrive de la changer lorsqu’on ne veut plus les faire. Soit l’autre prend la tâche, soit on fait un échange. Le but est que chacun « prenne sa part » sans avoir l’impression d’y perdre.

Rester simple avec 5 colonnes

Avec le temps, on s’est rendu compte que les trois colonnes de bases ne sont pas suffisantes et qu’on avait pas besoin de l’inbox de GTD. On a fini par converger vers un tableau en 5 colonnes.

• Ready : pour toutes les tâches qu’il faudra faire un de ces jours mais qui ne sont pas urgentes. Kanboard nous permet de la cacher pour rester concentrés sur l’essentiel.
• Todo : pour les tâches à faire rapidement, dans la semaine si possible. Il y a les choses qu’on veut faire, et puis celles qu’on doit faire…
• Wip : pour les tâches en cours. Certaines très rapides sautent cette étape (les tâches domestiques surtout) mais d’autres peuvent y rester un moment (rédiger un article prend plusieurs jours).
• Waiting : pour les tâches qui ne sont pas finies mais pour lesquelles nous n’avons rien à faire car on attend une réponse extérieure (on attend la visite d’un artisan, la réponse d’un juge, …).
• Done : pour les tâches terminées. On aurait pu s’en passer (en fermant ces tâches directement) mais on aime bien voir le travail accompli et attendre la fin de la semaine pour les fermer toutes d’un coup.

Normalement, les tâches progressent vers la droite. Mais lorsqu’on doit abandonner une tâche et passer à autre chose de plus important, on s’autorise à faire reculer la première. Ça évite de polluer des colonnes avec des tâches qui n’ont plus de sens d’y être.

Trier avec des swimlanes

Comme on crée des tickets pour tout ce qu’on doit faire, tâches domestiques, parentales et professionnelles, ça peut vite devenir un capharnaüm. Pour le coup, on a mis du temps à converger…

• Les projets. Sur le papier ça paraissait chouette de séparer dans des projets, mais c’est vite devenu pénible de devoir jongler avec plusieurs tableaux lorsqu’on voulait avoir une idée globale…
• Les catégories ou les couleurs. On a testé, que chaque couleur nous indique le genre de chose derrière chaque tâche, mais on a transformé le tableau en arc-en-ciel psychédélique…

Du coup, après plusieurs essais, on s’est fixés sur les lignes d’eau (swimlanes dans le jargon). En gros, en plus des colonnes, on divise aussi en lignes dans lesquelles on regroupe les tâches d’un même thème. Tout est donc bien rangé dans une seule vue qui reste utilisable.

La dernière ligne inactive « Default » contient les anciens tickets d’avant la dernière migration en masse (ce qui explique le déséquilibre de tâches fermées).

Se poser tous les lundis

Comme on vous l’a dit on préfère fermer toutes les tâches terminées en fin de semaine. Petit à petit, c’est devenu un rituel qu’on a enrichi pour aborder notre organisation.

1. Mesurer tout ce qu’on a fini dans la semaine précédente, c’est bon pour le moral et ça permet d’établir une vélocité moyenne (nombre de tâche / semaine).
2. Discuter de tous les problèmes qu’on aimerait résoudre ; que ce soit des nouvelles tâches, des changements d’attributions ou d’organisation.
3. Planifier ce qu’on doit/veut faire la semaine suivante, en évitant de prévoir plus de 2/3 de notre vélocité ; la marge permettra d’absorber les imprévus ou sera complétées en fonction des envies.

Pour les pros des méthodes agiles, c’est un peu comme si nous fonctionnions en Scrum avec des sprints d’une semaine et avions regroupés toutes les réunions en une seule. Les bons côtés du scrum sans toute sa liturgie.

Moins formellement, c’est surtout un moment réservé pour pouvoir sortir la tête de l’eau et prendre du recul sur tout ce qu’on fait et comment on le fait. On a convergé sur le lundi matin mais l’important, c’est surtout qu’il soit sanctuarisé.

Avant de partir

Kanboard, comme toutes les applications du genre, vient avec plein de graphiques et statistiques qui permettent d’analyser les projets, c’est pratique mais il faut les manier avec prudence car certains peuvent avoir des effets pervers…

Répartition des tâches

Le premier de la liste est un camembert qui montre combien de tâches sont dans quelles colonnes. Seule, cette information ne sert pas à grand chose mis à part voir à quel point la liste des choses à faire est imposante face à celles en cours et finie (surtout que les tâches terminées ne sont plus comptabilisées).

Avec ce genre de graphique, c’est facile de déprimer et d’avoir des pensées négatives.

Ça n’avance pas.

Pour éviter de ne penser qu’à ça, il vaut mieux aller voir deux autres graphiques qui montrent la même information mais en prenant en compte le temps.

Le « diagramme de flux cumulé » est bien plus pertinent. Il empile le nombre de toutes les tâches dans chaque colonne et vous trace des courbes au fil du temps.

Même si le nombre total de tâche augmente, vous devriez voir que celles terminées augmente aussi, et c’est bien plus valorisant.

Surtout qu’à la base, la liste des choses à faire est faite pour que vous puissiez les oublier…

Répartition des utilisateurs

Le deuxième graphique montre un autre camembert avec la répartition des tâches pour chaque personne. C’est facile de voir à qui on a affecté le plus de tâches, et de tomber dans des travers de comparaisons toxiques.

D’abord parce que ses données ne sont pas fiables. Elles dépendent beaucoup des habitudes de chacun.

• Tbowan adore découper ses tâches en plein de petites tickets, parfois nombreux et du coup toujours faits rapidement,
• Aryliin préfère des tickets plus globaux pour se laisser plus de liberté d’organisation lorsqu’elle s’y met. Il y en a donc comparativement moins et ils peuvent rester plus longtemps en cours.

Ensuite, parce que la répartition des tâches ne doit pas être mathématiquement équivalente mais émotionnellement satisfaisante pour chacun. Si vous jouez le jeu lorsque vous attribuez les tâches, qu’importe qui en fait le plus ou moins tant que vous êtes satisfait de la répartition.

Et après ?

On vous cache pas qu’initialement, nous avions surtout improvisé. Nous étions étudiants (puis salariés), donc on n’avait qu’à entretenir notre appartement et tout roulait. Rétrospectivement, c’était super facile.

Puis on est devenus parents… La première fois, on a un peu plus formalisé la répartition des tâches mais sans plus. La deuxième fois, on s’est mis à écrire ce qu’il fallait faire pour être sûr de ne rien oublier et qu’on se soit bien compris l’un l’autre (parce que deux enfants, ça fait du bruit).

Et parce qu’on aime les défis, on est devenus entrepreneurs… à la maison… Et on s’est mis à organiser sur notre tableau en liège (3m²). Lorsqu’il a débordé, on est passé à Kanboard et vous connaissez la suite.

On doit bien l’admettre, si vous ne gérez que des tâches domestiques, notre méthode (avec lignes d’eaux et point chaque lundi) est sûrement surdimensionnée. Mais vous arriverez bien à l’adapter à vos propres besoins.

Idem si vous n’avez pas l’infrastructure ou l’envie d’installer et gérer votre propre serveur à la maison, vous trouverez des chatons qui proposent ce service (kanboard, nextcloud, wekan ou nullboard).